Mode d’emploi

Ces derniers mois, la façon que nous avons de travailler ensemble en ligne, connectés les uns aux autres, s’est accélérée. L’opportunité de se perfectionner encore, et faire le point sur la marche à suivre pour optimiser le processus de co-création. Le maître-mot ? OR-GA-NI-SA-TION.

Etape 1 : Chacun sa place !

À la base de tout, on retrouve une discipline intrinsèquement liée à la co-création : la création itérative d’idées, basée sur des vraies attentes consommateurs. Il s’agit d’identifier le vrai besoin pour y répondre, et de le faire bien. Or, pour que le processus se passe bien, il faut à la fois définir l’objectif et des “facilitateurs” qui guident les autres et déterminent la marche à suivre en suivant ce qu’on appelle le Design Sprint.

« Le facilitateur - ou la facilitatrice – ce n’est pas juste un énorme anglicisme, c’est surtout un rôle. Sa mission est de faire émerger l’intelligence collective lors d’ateliers de travail à travers des méthodes et des outils dans un cadre neutre et bienveillant. Ce qui lui demande d'être humble, à l’écoute... Et exigeant : il faut que tout rentre dans le temps imparti ! “

Christine M., Scrummaster chez e.Voyageurs SNCF

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Etape 2 : Se réunir une première fois

Pour que chacun ait bien l’outil qui va vous suivre à chaque étape en main, il convient de faire une première conférence virtuelle pour les présentations. Le « lead designer » et le chef de projet doivent alors répartir les tâches de préparation, lors de laquelle les questions pourront être posées et les modifications apportées selon les retours de chacun. N’oublions pas, le tout est de co-créer !

Etape 3 : Dresser le cadre

Une partie moins drôle mais nécessaire :  définir les règles à suivre tout au long de l’atelier, ainsi qu’un outil de partage, de préférence via l’envoi d’un mail. Couper son micro lorsqu’on a pas la parole ou bien allumer sa webcam quand on a la parole pour plus de convivialité, à vous de définir les règles du jeu ! À ne pas oublier non plus : les astuces et tout ce qui pourra guider les interlocuteurs lors des différentes étapes, afin d’éviter le moindre accroc.

Etape 4 : Enclencher la procédure

« Pour dynamiser le groupe, le plus important est que chacun se sente à l’aise. Il est utile de passer par une série d’exercices pour briser la glace, soit créer du lien entre les participants .

Nos favoris : dessiner son voisin de webcam, ou le très efficace “Quel est votre super pouvoir, et comment cela peut-il aider le groupe ?”. »

Christine M., Scrummaster  chez e.Voyageurs SNCF

Etape 5 : Présenter les outils

Il existe une série d’outils collaboratifs : Mural, iObeya, Jamboard, Miro, evolt.io… à vous de choisir le vôtre, tout en veillant à fournir des conseils pour générer des idées (brainstormings, logique d’analogies, diagrammes d’affinité, le mindmapping…) et résoudre les problèmes (le classique 5 pourquois, le QQOQCP, la technique du dur, du mou, du flou).

Etape 6 : Le matériel et le maquettage

Après avoir fourni les éléments de base, faites matérialiser les idées aux participants, en les faisant prendre des photographies à chaque étape. L’idée ici est de mutualiser tous les projets et leurs étapes. Le plus simple est de proposer un essai “blanc” pour que chacun se mette en jambes.

Etape 7 : Prévoir assez de temps

Quand vous faites le calendrier et organisez les différents rendez-vous, prévoyez toujours une marge de 15 à 20 mns, pour que chacun ait le temps de partager et de s’exprimer. Cela permettra de contrer les problèmes de connexion et éventuels bugs.

Etape 8 : Co-créez !

C’est de cette méthodologie dont nous nous inspirons pour organiser nos ateliers Loveteam à distance avec vous, durant lesquels nous co-construisons les outils OUI.sncf. Restez connectés pour ne pas manquer le prochain !


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